ในขณะที่ทุกคนเก็บของกำลังจะกลับบ้าน วีรยุทธ กลับต้องนั่งปั่นงานหัวฟูอยู่ที่โต๊ะโดยที่ตัวเขาเองยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคืนนี้จะได้กลับเมื่อไหร่ ปกติแล้ววีรยุทธไม่เคยกลัวเรื่องงานเยอะเลย แต่สิ่งที่กำลังทำให้เขาปวดหัวคือการที่ต้องมานั่งแก้งานที่ลูกทีมของเขาทำผิด และบางงานก็ต้องดึงกลับมาทำเองเพราะลูกทีมทำไม่ทัน จนเขาเริ่มสงสัยว่างานที่มอบหมายไป ยากเกินไปหรือเปล่า หรือว่าเขามอบหมายงานไม่ละเอียดเอง
เคยไหมที่มอบหมายงานให้ลูกทีม แต่งานกลับไม่เป็นอย่างที่คาดหวังไว้ หรือบางครั้งก็มีปัญหาในการทำงานต้องแก้งานกันหลายรอบเพียงเพราะไม่ได้สื่อสารกันให้ละเอียด ปัญหาในการมอบหมายงานเหล่านี้มักจะเกิดขึ้นเป็นประจำ เพราะหัวหน้างานหลายคนยังคิดว่าการมอบหมายงาน คือ การสั่งให้ลูกทีมทำงานที่ตนเองต้องการเพียงเท่านั้น โดยที่ไม่ได้พิจารณาถึงรายละเอียดปลีกย่อยด้านอื่น ซึ่งนอกจากจะทำให้งานไม่มีคุณภาพแล้ว หลายครั้งยังต้องเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์อีกด้วย JobThai.com/REACH เชื่อว่าการมอบหมายงานอย่างเป็นระบบจะช่วยให้ผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และนี่คือ 7 ขั้นตอนที่หัวหน้างานต้องรู้เพื่อมอบหมายงานให้ลูกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
|
1. วางแผนเตรียมการมอบหมายงาน
หัวหน้าทีมจะต้องทำความเข้าใจกับภาพรวมของเนื้องานให้ถ่องแท้ หลังจากนั้นให้พิจารณาว่ามีหน้าที่ใดบ้างที่จำเป็นต้องทำเพื่อเตรียมจัดสรรให้กับลูกทีม โดยที่ยึดงานบริหารจัดการเป็นงานหลักของคุณนอกเหนือจากนั้นค่อยพิจารณาจากระดับความสำคัญของเนื้องานว่างานส่วนไหนที่ควรมอบหมายให้ลูกทีมบ้าง เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการมอบหมายงานให้ลูกทีมต่อไป
2. งานต้องเหมาะกับคน
หลังจากที่ได้รู้ถึงหน้าที่งานที่จำเป็นต้องทำแล้ว ให้พิจารณาถึงทักษะ ความถนัด ของลูกทีมทุกคน ว่าใครมีทักษะที่ตรงกับงานอะไรบ้าง และเลือกคนที่เหมาะสมที่สุด อย่าเลือกมอบหมายงานให้กับใครคนหนึ่งเพียงเพราะว่าเขาคนนั้นมีเวลามากกว่าคนอื่นหรืองานไม่ค่อยยุ่ง เพราะคุณไม่อาจคาดหวังผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากคนที่ไม่มีความชำนาญโดยตรงได้
3. หน้าที่ต้องชัดเจน
แจ้งรายละเอียดให้ลูกทีมทราบว่าพวกเขามีหน้าที่อะไรบ้าง รวมถึงให้คำแนะนำต่าง ๆ ที่คิดว่าพวกเขาจำเป็นต้องทราบ ซึ่งการมอบหมายงานที่ดีควรจะทำให้เป็นลายลักษณ์อักษร วิธีที่เป็นที่นิยมคือการส่งอีเมล เพราะการมอบหมายงานปากเปล่าอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้
4. หน้าที่มีความสำคัญอย่างไร
อธิบายให้ลูกทีมทราบว่างานที่ได้รับมอบหมายมีความสำคัญ และเชื่อมโยงกับคนอื่นในทีมอย่างไร รวมถึงบอกเหตุผลว่าทำไมเขาถึงเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดในการทำงานชิ้นนี้ ซึ่งในขั้นตอนนี้ยังเป็นการเปิดโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือร่วมวางแผนการทำงานกับคุณด้วย
5. กำหนดกรอบระยะเวลา
แจ้งวันส่งงานให้ชัดเจนรวมถึงกำหนดการต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในช่วงเริ่มทำงานจนถึงกำหนดวันส่งงาน เพราะพวกเขาจะได้จัดการวางแผนการทำงานในแต่ละช่วงเวลาได้เหมาะสม หลายครั้งกำหนดส่งงานของแต่ละคนอาจไม่ตรงกันแต่งานของทุกคนอาจมีความเชื่อมโยงและส่งผลกระทบต่อกัน จึงเป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่ต้องอธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของงานรวมถึงผลเสียที่จะเกิดขึ้นถ้ามีใครคนใดคนหนึ่งไม่สามารถส่งงานได้ตามกำหนด
6. มอบอำนาจและสนับสนุน
ทุกครั้งที่มอบหมายงานให้ลูกทีม ต้องพิจารณาด้วยว่ามีสิ่งใดบ้างที่พวกเขาจำเป็นต้องใช้เพื่อทำงานให้สำเร็จตามที่ได้รับมอบหมาย เช่น อุปกรณ์ งบประมาณ อำนาจในการสั่งการ รวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ถ้าลูกทีมพบปัญหาและต้องการสิ่งใดเพิ่มเติมก็เป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่ต้องจัดหาให้ หรือถ้าพวกเขาเกิดความท้อแท้หัวหน้าก็ต้องเป็นคนคอยกระตุ้นการทำงานในทีม แต่อย่ารับงานคืนกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะนอกจากจะเป็นการเพิ่มงานให้ตัวเองแล้ว ลูกทีมอาจเสียกำลังใจด้วย
7. กำหนดช่องทางการสื่อสาร
แจ้งให้ลูกทีมทราบถึงช่องทางที่พวกเขาสามารถติดต่อกับคุณ ในเวลาที่พวกเขาต้องการคำแนะนำหรือประสบปัญหา หรืออาจจะกำหนดเป็นการประชุมย่อยรายสัปดาห์เพื่อให้ทุกคนได้ระดมความคิด ขั้นตอนนี้ยังช่วยให้คุณได้ทราบปัญหาและความคืบหน้าของงาน รวมถึงยังเป็นการเปิดโอกาสให้คุณได้กระตุ้นหรือให้กำลังใจลูกทีมด้วย
จาก
https://www.jobthai.com/REACH/career-tips/7-%E0%B8%82%E0%B8%B1%E0%B9%89%E0%B8%99%E0%B8%95%E0%B8%AD%E0%B8%99%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%A1%E0%B8%AD%E0%B8%9A%E0%B8%AB%E0%B8%A1%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99-%E0%B9%83%E0%B8%AB%E0%B9%89%E0%B9%84%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%97%E0%B8%B5%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B5%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%AA%E0%B8%B4%E0%B8%97%E0%B8%98%E0%B8%B4%E0%B8%A0%E0%B8%B2%E0%B8%9E.html
